Het verslag van de vergadering van het bestuur van 21 mei 2023.

  

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 21 mei 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

21 mei 2023 om 10h03 tot 10h59 via Google Meet

Aanwezig:, Rik, Nancy, Stan, Bruno, Yves

• Voornaamste punt is de voorbereiding van de AV van 27 mei 2023
• Taakverdeling:
• Stan zorgt voor de nodige op voorhand te printen documenten
• Aanwezigheidslijst samengesteld uit de ‘Liste Membres’
• Stan vraagt of we 's middags een kort kunnen lunchen bij Caro
• Nancy verwittigt David dat hij niet moet komen
• Bruno brengt computer en printer mee, voor de stembiljetten
• Iedereen helpt mee stoelen te plaatsen
• Stan zorgt voor geluidversterking en elektriciteit voor de computer

• Stan zal voor de Moloks zorgen tijdens het verlof van Rik met de hulp van iemand uit het domein.
• Rik houdt verder contact met de gemeente over de vuilbakken.
• Er is weer een matras gestort in de PMD Molok. Strenge maatregelen dringen zich op.
• Om tot een eerlijker verdeling te komen van de lasten overweegt het bestuur om distributiekosten aan te rekenen voor water en elektriciteit. Uiteraard in mindering te brengen van de vaste lasten. De sterkste schouders dragen de grootste lasten.
• Stan begint met voorbereidingen om het Huishoudelijk Reglement aan te passen. Technische details zullen overgeheveld worden naar een apart Lastenboek. We wachten op nog andere commentaren tijdens de AV van 27 mei.

Voor verslag,

Stan Maes

Secretaris

Het verslag van de vergadering van het bestuur van 8 mei 2023.

 

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 8 mei 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

8 mei 2023 om 20h01 tot 20h49 via Google Meet

Aanwezig:, Rik, Nancy, Stan, Bruno, Yves

De vergadering gaat volledig over het Huishoudelijk Reglement.

• Water en betalingen
• Er worden enkele wijzigingen aangebracht aan dit hoofdstuk. De bedoeling is eigenaars aan te zetten om water te sparen. Het is een kostbaar goed.
• 
  
• Regenwater
• De eigenaars worden aangemoedigd om zoveel mogelijk regenwater op te vangen en te gebruiken.
• 
  
• Verhuren blijft toegelaten
• Eigenaars worden wel aangeraden om te zorgen dat hun huurders op de hoogte zijn van de regels in het domein.
• 
  
• Andere punten over het nieuwe reglement
• Zonnepanelen worden toegestaan. Er wordt benadrukt dat zonnepanelen het netwerk van het domein niet mogen overbelasten. Is de eigenaar langer afwezig, moet hij zijn hoofdschakelaar uitzetten. Zonnepanelen worden toegestaan. Om overspanning in het domein te vermijden moet de eigenaar een thuisbatterij plaatsen. De eigenaar zal er alles moeten aan doen om leveren van stroom aan het domein te vermijden. Als hij overschotten op het net zet, worden deze niet vergoed.

• Abonnement op Deepl
• Er wordt nog niet beslist over het nemen van Deepl als vertaalprogramma. Er worden andere alternatieven bekeken zoals ‘I Love PDF’.
• 
  
• Bruno merkt op dat je een mail naar de post kan sturen die door hun uitgeprint en verzonden.
• Rik heeft klacht neergelegd voor vandalisme aan de vuilbakken.

De vergadering eindigt om 20u49.

Voor verslag,

Stan Maes,

Secretaris.

Het verslag van de vergadering van het bestuur van 1 mei 2023.

 

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 1 mei 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

1 mei 2023 om 10h04 tot 12h07 via Google Meet in de chalet van Rik Broeckx

Aanwezig:, Rik, Nancy, Stan, Bruno

Verontschuldigd : Yves

• We hebben een eigenaar gedagvaard die schulden had aan het domein
• Uiteraard wonnen we de zaak. Maar de eigenaar heeft stevig geworsteld waardoor onze advocaat veel werk had heeftHet resultaat was dat we slechts 132.50€ over hebben van een hoofdsom van bijna 3.000€. Een echte Pyrrusoverwinning dus. We gaan hier iets aan doen.

• Zonnepanelen worden toegestaan
• Om overspanning in het domein te vermijden moet de eigenaar een thuisbatterij plaatsen. Is de eigenaar langer afwezig, moet hij zijn hoofdschakelaar uitzetten. De eigenaar zal er alles moeten aan doen om leveren van stroom aan het domein te vermijden. Als hij nog overschotten op het net zet, worden deze niet vergoed.

• Situatie vandalisme vuilbakken
• De bestaande camera’s worden hersteld indien mogelijk, anders worden ze vervangen. Ze zullen beter beveiligd worden tegen vandalisme. Het ophalen van de afval wordt later besproken. Ook met de gemeente gaat we spreken of zij de vuilzakken niet kunnen ophalen.

• Op 27/5 om 14u zullen 2 vergaderingen achter elkaar plaatshebben
• Vergadering 1 om het Huishoudelijk Reglement goed te keuren. Hiervoor moet 2/3 van de leden aanwezig zijn. 
• Vergadering 2 volgt aansluitend voor de goedkeuring van de Statuten. Ook hiervoor moet 2/3 van de leden aanwezig zijn. 
• Bij onvoldoende aanwezigheid volgt een 3^de vergadering op 24/6  om 14 uur. Hier kunnen de statuten goedgekeurd worden met 50% +1. Aansluitend volgt de gewone Algemene Vergadering.

• We doen een BBQ in september op een zaterdag
• We nemen contact op met Mr. Buchet om een datum af te spreken.

• Nieuwe tellers
• Bruno vond een elektricien en die zal op 1/6 met de werken beginnen.

• SPW vuilwatertaks
• Stan zal advocaat Brusselmans contacteren om proberen onder die SPW taks uit te komen. We lozen tenslotte niets in een riool.
• 
  
• Waterleiding vanuit het dorp 
• Stan contacteert een specialist inzake die dingen om een oplossing te vinden om het water over de berg te pompen. Een kabel aanleggen vanuit het domein naar de put in het dorp is veel te duur.
• 
  
• Schuldenaars van het domein
• De stroom zal na verwittigen afgesloten worden bij kwaadwilligen. Mensen met financiële problemen mogen contact opnemen om een oplossing te vinden.
• 
  
• Nieuwe eigenaars - aansluiting stoom en water
• Nieuwe eigenaars betalen 150€ voor een stroom- en wateraansluiting.
• 
  
• Discussies 
• Bi discussiesdient de eigenaar contact op te nemen met Rik Broeckx, 396,Chemin d’Alisée.

De vergadering eindigt om 12u07.

Voor verslag

Stan Maes

Secretaris

Het verslag van de vergadering van het bestuur van 12 april 2023.

  

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 12 april 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

12 april 2023 om 20h15 tot 21h00 via Google Meet

Aanwezig:, Rik, Nancy, Stan, Yves

Verontschuldigd : Bruno

1. Nieuwe statuten
• Stan heeft de oude statuten aangepast aan de nieuwe wetgeving. Wet van19/3/2019.
• Er staat in vermeld dat de vzw in het Waalse gewest gevestigd is. 
• De procedure om de statuten te wijzigen is aangepast. 
• De rechten van de leden werden aangepast. Er staat uitdrukkelijk in vermeld dat leden, die hun bijdragen betalen, zich kandidaat kunnen stellen om bestuurslid te worden. 
• Leden worden automatisch lid van de vzw, bij aankoop van een eigendom in ons domein.
• Stan vraagt en krijgt toestemming om de statuten te laten nazien door een advocaat, Meester Van Goolen.
• Stan zal later deze Statuten in het Frans vertalen.
2. Bruno heeft een ’Cahier de Charges’ gemaakt, gebaseerd op de oude ‘Cahier’
• Het bestuur zal zich er later over uitspreken via Whatsapp groep.
3. Het bestuur is voorwaardelijk akkoord om part-time een betaalde vrijwilliger in dienst te nemen.
• Stan wint inlichtingen in.
4.  Persoonlijke punt over een eigenaar
• De details werden niet opgenomen in dit verslag.
5. De zaak Veolia
•  Yves onderhandelt met de firma Renewi om een betere service van afhaling van afval te verkrijgen.
6. Stan vraagt zich af of de gemeente het vuilnis niet kan ophalen
• Rik zal informeren.
7. Iemand had weer concepten in de mailbox achtergelaten
1. Stan heeft de mails verzonden en onvolledige mails verwijderd.
8. Voorbereiding AV. Er werden wat datums voorgesteld
• Rik informeert voor de huur van een zaaltje.
• Er moet een tweede vergadering plaats hebben om de statuten goedgekeurd te krijgen.
• Yves stelt een agenda op.

Rondvraag.

1. Rik zal dringend een afsluiting van water en elektriciteit doen. Nancy zal de gegevens verwerken. Stan zal vervolgens de facturen maken en deze opsturen naar de betreffende notaris.

 
Voor verslag.
Stan Maes
Secretaris

Het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 maart 2023.

 

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 maart 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

28 maart 2023 om 20h15 tot 21h15 via Google Meet

Aanwezig: Bruno, Rik, Nancy, Stan, Yves

1.     Er komen te veel mails. Opletten met BCC en er zijn veel concepten, waarom?
        a.     We sturen veel mails naar alle leden van het bestuur. 
        b.     Dit is enkel goed als er een akkoord voor betaling nodig is.
        c.      Enkel naar de betrokken persoon sturen.
        d.     Er zaten veel mails in de map concepten – in het oog houden.
        e.     Stan heeft deze verstuurd of gewist, de map is leeg nu.
 
2.     Persoonlijke vraag van een eigenaar
    a.     De details werden niet opgenomen in dit verslag.
 
3.     Is er een elektricien dichterbij? Om de tellers te vervangen. Te bekijken.
        a.     Aansluiting stroom in chalets vaak 3 fasen, sommige tellers zijn nog enkelfasig.
        b.     Moet nog aangepast worden, alles moet driefasig worden
        c.      Er zijn opties in regio Ninove,  Doornik en Couvin
        d.     Rik ontmoet volgende week een mogelijke leverancier MIG Elec à Couvin.
 
4.     Nieuw reglement van inwendige orde. Nieuw huishoudelijk reglement. 
        a.     Is nu bij de advocaat voor aanpassingen volgens nieuwe regelgeving. Bruno neemt dit op zich.
 
5.     Eén factuur voor charges en voorschot voor stroom & water?
        a.     Beter de kosten spreiden in het jaar?
        b.     Besluit om dit niet te doen
        c.     De drie facturen spreiden in de tijd kan handiger zijn
        d.     Betalen in 2 of 3 keer voor elektriciteit?
        e.     Op de algemene vergadering stellen we enkele modellen voor
 
6.     Beurtrol voor de mails
        a.     Kunnen we mails verdelen over de leden van het bestuur?
        b.     Zo is er wat minder werk voor 1 persoon – nu Stan
        c.      Mails voor 1 lid van het bestuur mogen meteen naar dat lid
        d.     We testen deze manier van werken
 
7.     Afspraak met Bruno en boekhouder
        a.     Bruno maakt zich vrij volgens beschikbaarheid David.
        b.     Nancy plant de meeting en nodigt Bruno uit.
 
8.     Status afvalwater
        a.     De officiële reactie van de overheid is binnen.
        b.     Is een communicatie naar de leden nodig?
 
9.     Er werd een nieuwe firma bestek gevraagd om het afval op te halen 
        a.     Veolia maakt te veel fouten
        b.     Bestek is opgevraagd bij Renewi
 
10.  Doorgeven wie wanneer met vakantie gaat.
        a.     In de groep laten weten door de agenda in te vullen.
 
11.  Algemene vergadering
        a.     Moet voorbereid worden.
 
12.  Vraag van de boekhouder (David) 
        a.     Vraag om de identiteitskaarten van de bestuursleden te bezorgen.
        b.     Iedereen bezorgt aan Nancy.
 
Voor verslag, Yves Braeckman, aangevuld door Stan Maes
 

Het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 februari 2023.

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 februari 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

Verslag vergadering dinsdag 28 februari 2023 om 20.00 uur via Google Meet

Aanwezig : Bruno, Rik, Stan (verslag), Nancy, Yves

De financiële situatie

Nancy zal een betaling uitvoeren van ongeveer 7.000€ aan Inasep voor de werken om de waterleiding met het dorp te verbinden. Nancy deelt de fondsen mee. We hebben ongeveer 40.000€ op de rekening en 40.000€ op het spaarboekje.

 

De legale toestand van het domein

Starten we een procedure op om het domein te legaliseren? Stan is voorstander om de zaak blauw/blauw te laten. De overheid heeft ons niet officiëel erkend, maar handelt er wel naar. Er is geen duidelijkheid en de zaak zal later terug besproken worden.

 

Wat met advocaten

Er lopen processen tegen wanbetalers. Er is 40.000€ achterstand van betalingen. Het domein kan hiermee in de problemen komen. Voor een som van 8.000€ lopen processen, voor de andere 32.000€ proberen we mensen aan te porren om te betalen.

 

Toestand van de wegen

De Chemin d’Alisée is verbeterd. We vragen de firma Saddec om werken uit te voeren voor maximum 10.000€. Bruno contacteert Saddec.

 

Watervoorziening

Er wordt een brief gestuurd naar Inasep. Er worden nog lekkende leidingen hersteld. 

 

Een opendeur voor de infrastructuur van het domein

We willen de infrastructuur van het domein openstellen voor de bewoners. Stan stelt voor een powerpoint te maken over het domein. Hij neemt deze taak op met Yves.

 

Elektriciteit afsluiten bij wanbetalers 

De door ons verkregen informatie is dubbelzinnig. Advocaten beweren dat niet mag, anderen dat het wel mag.

 

Nieuwe Ledenlijst

Nancy zal de door Stan gemaakte Excel verder aanvullen waarna Stan de nieuwe ledenlijst zal opmaken.

 

Een duidelijk uitleg op de blog over het opmaken van de elektricteitsrekeningen

Stan en Yves zullen deze opmaken.

 

Resultaten van de ‘Demande d’aide’

Slechts 9 mensen stuurden deze lijst op. We hadden meer inzet verwacht van onze bewoners.

 

Veolia komt zijn afspraken niet na

Er is een contract. Rik zal reclameren. Aangezien Veolia de enige firma in de regio is, die de ophaling uitvoert, zullen we in Frankrijk op zoek gaan.

Goed om weten: hoe maken we de facturen voor het stroomverbruik op?

Beste eigenaars,

We krijgen soms de vraag hoe we de factuur voor stroomverbruik opmaken. Hier hoe we te werk gaan.

1/ Opname meterstanden

In juli of augustus noteren we de standen van alle elektriciteitstellers. Er gaat dus iemand aan elke chalet langs! We fotograferen de tellers ook zodat we zeker geen fouten maken. In geval van discussie kunnen we deze foto’s tonen.

2/ Berekenen verbruik

Eerst tellen we alle verbruik van eigenaars op. Dan voegen we de tellers van het domein bij. Deze tellers staan bij de waterpompen en in de garage. Vervolgens tellen wij de facturen van Luminus op en vergelijken we deze met het verbruik. Luminus levert ongeveer 3% meer dan wat we verbruiken. Dat zijn verklaarbare verliezen: een groot deel ontstaat in de transformatoren en klein deel in de leidingen. Deze 3% is normaal verlies, net zoals bij alle gemeenten.

Vanwaar 3% verlies op transformatoren? Waarom komt de stroom niet ‘gewoon’ op het domein? Om alle chalets van voldoende stroom te voorzien staan er op het domein maar liefst drie hoogspannningscabines. Luminus voorziet deze cabines van stroom, de transformatoren in de cabines vormen de hoogspanning om in de 240 volt in de stopcontacten zit. Deze omzetting resulteert in een klein verlies, eigen aan de werking van een transformator. Voor de nieuwsgierigen onder ons, hier de technische toelichting.

Iedereen draagt bij volgens verbruik. Verbruik je weinig, dan vertegenwoordigt de 3% verlies een klein bedrag. Verbruik je veel? Dan zal jouw 3% een groter bedrag vertegenwoordigen. Tot slot tellen we alle verbruik in euro’s op en delen dat door het verbruikte aantal kilowatt. Zo komen wij tot de eenheidsprijs voor de eigenaars. Dit doen we apart voor wie dag- en nachttellers heeft. Voor de anderen kijken we hoeveel Luminus aan dag en nacht leverde. Dat is de voorbije jaren als volgt verdeeld: 52% nacht en 48% dag.

Verdient onze vzw aan het leveren van stroom op het domein? Niet één cent! Dit om twee redenen: we willen geen geld verdienen met onze vzw, en omdat het voor ons wettelijk verboden is om winst te maken op verkoop van stroom.

3/ Opstellen nota’s

Dan start de laatste fase. Alle gegevens van stap 2 stoppen we in een Excel en voegen we samen met de ledenlijst. Er worden tevens hulpprogramma’s gemaakt om de rekentabel op fouten te controleren. Dan pas maken we de nota’s op die we de eigenaars toesturen. Niet iedereen betaalt tijdig, dus voorzien we ook opvolging van de openstaande facturen. Sommige eigenaars betalen helemaal niet, daar moeten we jammer genoeg juridische stappen ondernemen. Maar daarover later meer.

Wist je dat dit proces enkele weken werk betekent? Alle meters nakijken, de standen noteren, foto’s maken, alles in rekentabellen stoppen, controleren en extra controleren, nota’s opstellen, betalingen opvolgen tot en met dossiers bij advocaten. Er komt veel bij kijken om iedereen van stroom te voorzien! Allemaal vrijwillig natuurlijk. 

Goed om weten: onze vzw betaalt de maandelijkse voorschotfacturen aan onze leverancier Luminus. Intern stuurden we slechts éénmaal per jaar een afrekening. Dat betekende dat we voor iedereen de energiekosten vele maanden voorfinancierden. Dat was financieel geen houdbare situatie. Net daarom sturen we nu ook intern voorschotfacturen uit. Zo houden we onze cashflow gezond.

Hartelijke groeten,

Het Bestuur.