Het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 februari 2023.

Beste eigenaars,

Hieronder lezen jullie het verslag van de vergadering van het bestuur van 28 februari 2023.

Veel leesplezier!

Yves.

------------------------------------------------------

Verslag vergadering dinsdag 28 februari 2023 om 20.00 uur via Google Meet

Aanwezig : Bruno, Rik, Stan (verslag), Nancy, Yves

De financiële situatie

Nancy zal een betaling uitvoeren van ongeveer 7.000€ aan Inasep voor de werken om de waterleiding met het dorp te verbinden. Nancy deelt de fondsen mee. We hebben ongeveer 40.000€ op de rekening en 40.000€ op het spaarboekje.

 

De legale toestand van het domein

Starten we een procedure op om het domein te legaliseren? Stan is voorstander om de zaak blauw/blauw te laten. De overheid heeft ons niet officiëel erkend, maar handelt er wel naar. Er is geen duidelijkheid en de zaak zal later terug besproken worden.

 

Wat met advocaten

Er lopen processen tegen wanbetalers. Er is 40.000€ achterstand van betalingen. Het domein kan hiermee in de problemen komen. Voor een som van 8.000€ lopen processen, voor de andere 32.000€ proberen we mensen aan te porren om te betalen.

 

Toestand van de wegen

De Chemin d’Alisée is verbeterd. We vragen de firma Saddec om werken uit te voeren voor maximum 10.000€. Bruno contacteert Saddec.

 

Watervoorziening

Er wordt een brief gestuurd naar Inasep. Er worden nog lekkende leidingen hersteld. 

 

Een opendeur voor de infrastructuur van het domein

We willen de infrastructuur van het domein openstellen voor de bewoners. Stan stelt voor een powerpoint te maken over het domein. Hij neemt deze taak op met Yves.

 

Elektriciteit afsluiten bij wanbetalers 

De door ons verkregen informatie is dubbelzinnig. Advocaten beweren dat niet mag, anderen dat het wel mag.

 

Nieuwe Ledenlijst

Nancy zal de door Stan gemaakte Excel verder aanvullen waarna Stan de nieuwe ledenlijst zal opmaken.

 

Een duidelijk uitleg op de blog over het opmaken van de elektricteitsrekeningen

Stan en Yves zullen deze opmaken.

 

Resultaten van de ‘Demande d’aide’

Slechts 9 mensen stuurden deze lijst op. We hadden meer inzet verwacht van onze bewoners.

 

Veolia komt zijn afspraken niet na

Er is een contract. Rik zal reclameren. Aangezien Veolia de enige firma in de regio is, die de ophaling uitvoert, zullen we in Frankrijk op zoek gaan.

Goed om weten: hoe maken we de facturen voor het stroomverbruik op?

Beste eigenaars,

We krijgen soms de vraag hoe we de factuur voor stroomverbruik opmaken. Hier hoe we te werk gaan.

1/ Opname meterstanden

In juli of augustus noteren we de standen van alle elektriciteitstellers. Er gaat dus iemand aan elke chalet langs! We fotograferen de tellers ook zodat we zeker geen fouten maken. In geval van discussie kunnen we deze foto’s tonen.

2/ Berekenen verbruik

Eerst tellen we alle verbruik van eigenaars op. Dan voegen we de tellers van het domein bij. Deze tellers staan bij de waterpompen en in de garage. Vervolgens tellen wij de facturen van Luminus op en vergelijken we deze met het verbruik. Luminus levert ongeveer 3% meer dan wat we verbruiken. Dat zijn verklaarbare verliezen: een groot deel ontstaat in de transformatoren en klein deel in de leidingen. Deze 3% is normaal verlies, net zoals bij alle gemeenten.

Vanwaar 3% verlies op transformatoren? Waarom komt de stroom niet ‘gewoon’ op het domein? Om alle chalets van voldoende stroom te voorzien staan er op het domein maar liefst drie hoogspannningscabines. Luminus voorziet deze cabines van stroom, de transformatoren in de cabines vormen de hoogspanning om in de 240 volt in de stopcontacten zit. Deze omzetting resulteert in een klein verlies, eigen aan de werking van een transformator. Voor de nieuwsgierigen onder ons, hier de technische toelichting.

Iedereen draagt bij volgens verbruik. Verbruik je weinig, dan vertegenwoordigt de 3% verlies een klein bedrag. Verbruik je veel? Dan zal jouw 3% een groter bedrag vertegenwoordigen. Tot slot tellen we alle verbruik in euro’s op en delen dat door het verbruikte aantal kilowatt. Zo komen wij tot de eenheidsprijs voor de eigenaars. Dit doen we apart voor wie dag- en nachttellers heeft. Voor de anderen kijken we hoeveel Luminus aan dag en nacht leverde. Dat is de voorbije jaren als volgt verdeeld: 52% nacht en 48% dag.

Verdient onze vzw aan het leveren van stroom op het domein? Niet één cent! Dit om twee redenen: we willen geen geld verdienen met onze vzw, en omdat het voor ons wettelijk verboden is om winst te maken op verkoop van stroom.

3/ Opstellen nota’s

Dan start de laatste fase. Alle gegevens van stap 2 stoppen we in een Excel en voegen we samen met de ledenlijst. Er worden tevens hulpprogramma’s gemaakt om de rekentabel op fouten te controleren. Dan pas maken we de nota’s op die we de eigenaars toesturen. Niet iedereen betaalt tijdig, dus voorzien we ook opvolging van de openstaande facturen. Sommige eigenaars betalen helemaal niet, daar moeten we jammer genoeg juridische stappen ondernemen. Maar daarover later meer.

Wist je dat dit proces enkele weken werk betekent? Alle meters nakijken, de standen noteren, foto’s maken, alles in rekentabellen stoppen, controleren en extra controleren, nota’s opstellen, betalingen opvolgen tot en met dossiers bij advocaten. Er komt veel bij kijken om iedereen van stroom te voorzien! Allemaal vrijwillig natuurlijk. 

Goed om weten: onze vzw betaalt de maandelijkse voorschotfacturen aan onze leverancier Luminus. Intern stuurden we slechts éénmaal per jaar een afrekening. Dat betekende dat we voor iedereen de energiekosten vele maanden voorfinancierden. Dat was financieel geen houdbare situatie. Net daarom sturen we nu ook intern voorschotfacturen uit. Zo houden we onze cashflow gezond.

Hartelijke groeten,

Het Bestuur.